»Digital Cook Book«
Innovative Rezepte und Speisepläne
1. Beschreibung
Definieren Sie innerhalb der ausgewählten Kerngruppe »Digitalisierung«, um ein gemeinsames verwaltungsinternes Verständnis hierfür zu schaffen. So hat auch das Kochteam eine klare Vorstellung davon, welchen Kochstil es verfolgt (z.B. Hausmannskost vs. Sushi-Fusion). Auf diesem Weg kann auch die Relevanz der digitalen Transformation in der Kommune / im Landkreis verdeutlicht werden.
Wichtig ist es zudem, mit der Definition der Digitalisierung die daraus resultierenden Chancen und Möglichkeiten für die Verwaltung, aber auch für die Bürgerschaft, aufzugreifen. Denn Digitalisierung geht über das Digitalisieren von analogen Prozessen und der Entwicklung neuer Technologien für öffentliche Verwaltungen hinaus: Es umfasst den digitalen Wandel innerhalb der Gesellschaft.
2. Zutaten
Welche Zutaten werden benötigt?
Auch zur Definition von Digitalisierung hilft ein politischer Entschluss, um den Transformationsprozess zu verfestigen.
Eine verfügbare Kerngruppe kann sich dieser Aufgabe annehmen.
Ggf. können in diesem Prozessschritt zusätzlich externe Beratungsinstitutionen oder Experten herangezogen werden.
Grundsätzlich ist eine Dokumentation der Definition (z.B. Integration in Leitbild) zu begrüßen, wodurch diese bei der Strategieentwicklung als ein roter Faden dienen kann.
Denken Sie die Kommunikation (intern wie extern) via Emails, Newsletter, Intranet, Homepage oder durch informelle Gespräche, denn sie hilft dabei Transparenz zu schaffen.
Je mehr Personen bzw. Interessensgruppen beteiligt sind, desto zeitintensiver ist die Definitionsfindung. Gleichzeitig werden hierdurch eine breitere Akzeptanz und damit ein gemeinsames Verständnis für Digitalisierung gefördert:
Die Kerngruppe kann sich im Alleingang als Digitalisierungsküche der Aufgabe widmen.
Die Kerngruppe zieht Experten/innen hinzu, die sich als externe Spezialköche mit dem Thema Digitalisierungsdefiniton bestens auskennen.
Alle wichtigen Akteursgruppen (= Gruppe von Handelnden; an einem bestimmten Geschehen beteiligte Gruppe) innerhalb der Verwaltung (Verwaltungsspitze, Kerngruppe, Dezernenten und/ oder Stabsstellenleiter - also vom Koch über den Kellner bis zum Sommelier) erarbeiten eine Digitalisierungsdefinition.
Auch Bürger/innen können in diesem Prozess partizipieren. Dank ihres Verständnisses von Digitalisierung als Nutzer/innen kommunaler Dienstleistungen sind sie ein wichtiges und bereicherndes Element im Prozess. Wenn man weiß was der Gast essen möchte, fällt es einem leichter das passende Gericht anzubieten.
3. Kochanweisung
Wie wird gekocht?
Organisieren Sie Workshops zur kreativen Entwicklung einer Digitalisierungsdefinition. Dies kann beispielsweise in Form eines Barcamp-Formats stattfinden: Ein Barcamp ist eine besondere Form der Konferenz, bei der nur der Rahmen festgelegt wird, nicht jedoch der Ablauf und die Inhalte der einzelnen Workshop-Einheiten. Ziel ist es, Wissen, Erfahrungen und Meinungen auszutauschen und gemeinsam neue Ideen zu entwickeln.
Unter folgenden Links erhalten Sie zusätzliche Informationen zu Barcamps:
https://www.eventportal.de/blog/barcamp-organisieren/
https://www.youtube.com/watch?v=nPT1LKli5T0
http://www.popuplabor-bw.de/
https://www.morgenstadt.de/de/veranstaltungen/werkstatt-2018.html
https://digitalakademie-bw.de/leistungsangebote/kommunalesinnovationscenter/
Methoden
Brainwriting
Formblatt für »Brainwriting«
Quelle:(eigene Darstellung IAO)
Brainwriting ist eine Weiterentwicklung des klassischen Brainstormings. Es hat zum Ziel, auf der gedanklichen Leistung der anderen Teilnehmer aufzubauen und die Ausgangsideen in einer Individualleistung zu kreativen Problemlösungsideen weiterzuentwickeln. Hierbei kann in einer ersten Runde jede/r für sich jeweils einen Satz zur Definition von Digitalisierung formulieren. Dieser wird dann um Runde für Runde von den anderen ergänzt und weiterentwickelt. Innerhalb kürzester Zeit entstehen daraus zahlreiche Ideen. Die besten und interessantesten Ideen werden anschließend herausgeschrieben und diskutiert. Zuletzt wird daraus eine Digitalisierungsdefinition formuliert und dokumentiert.
https://www.denkmotor.com/brainwriting-635-methode/
Lean Coffee
Strukturierung eines »Lean Coffee« nach Kanban
Quelle:(eigene Darstellung IAO)
Das Lean Coffee ist ein strukturiertes Format für »unstrukturierte« Meetings. Die Themen werden zu Beginn des Treffens festgelegt und in einer Gruppe priorisiert. Es bietet sich an, die Themen nach Bereichen zu ordnen und jedem Bereich eine Farbe zuzuteilen. So können mögliche Definitionsvorschläge für Digitalisierung eingebracht, diskutiert und anschließend priorisiert festgelegt werden. Auch in der Verwaltung lässt sich dieses Konzept gut in den Arbeitsalltag einbinden. So beispielsweise, wenn eine Strategie angegangen oder Digitalisierungsmaßnahmen implementiert werden.
https://www.agil-werden.de/methoden-fuer-lean-change-lean-coffee/
https://leanbase.de/publishing/leanmagazin/griff-in-die-methodenkiste-lean-coffee
World Café
World Café
Quelle: https://innovationskulturmanagen.files.wordpress.com/2016/02/fullsizerender.jpg?w=829
In einem World Café werden (Groß-)Gruppendiskussionen interaktiv gestaltet und der Austausch zwischen Teilnehmenden gefördert. Die Methode eignet sich besonders während einer Strategieentwicklung und kann vielfältig zu jeglichen Fragestellungen eingesetzt werden. Dabei sollten die Teilnehmenden in drei Runden an verschiedenen Tischen oder Ständen mitdiskutieren. Eine Vertiefung der Gespräche wird durch das mehrfache Wechseln und Mischen der Teilnehmenden möglich.
https://organisationsberatung.net/world-cafe-grossgruppen-methode
https://www.youtube.com/watch?v=1KlK7GY_2MQ