Welche Zutaten werden benötigt?

• Für die Ist-Analyse kann eine Arbeitsgruppe aus zwei bis drei Personen an der Schnittstelle zur Kerngruppe gebildet werden (sie kann selbstverständlich auch aus den Mitgliedern der Kerngruppe bestehen).

• Der Arbeitsgruppe »Ist-Analyse« müssen Informationen, welche die Ausgangslage der Kommune/ des Landkreises beschreiben, zur Verfügung stehen. Jedoch sind nicht alle Informationen, Daten, Dokumente für die Ist-Analyse unmittelbar relevant.

• Die Zielsetzung des Strategieprozesses muss klar definiert sein.

• Definieren Sie den zu analysierenden Bereich (räumlich und fachlich), der hauptsächlich die Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie betrifft. Beziehen Sie entsprechend für diesen Bereich verantwortliche Experten aus den unterschiedlichen Dezernaten/ Ämtern etc. ein. Die Experten können Sie in Ihrer Ist-Analyse unterstützen.

• Auch bei der Ist-Analyse kann es sinnvoll sein, verwaltungsexterne Akteure einzubeziehen. Speziell hier gilt es, jene Akteure zu identifizieren, welche zur lokalen Digitalisierung beitragen können (z.B. städtische Betriebe, Versorger etc.)

• Eine Bereichs- oder Themeneingrenzung erleichtert den nachfolgenden Schritt, nämlich die Definition von Handlungsfeldern.

Relevante Daten für die Durchführung der Ist-Analyse sind u.a. bestehende Rahmenpläne, Leitlinien, Vorprojekte, sowie Bedarfe und Kompetenzen, die im Kontext von Digitalisierung entstanden sind.

Wie wird gekocht?

Die Kerngruppe/ Arbeitsgruppe »Ist-Analyse« sammelt alle wichtigen Informationen, Daten und Dokumente. So können Sie eine Übersicht über breits laufende bzw. geplante Maßnahmen, Projekte und Initiativen erstellen und diese auswerten. Anschließend können Sie Anforderungen und Bedarfe der lokalen Akteurs-Landschaft in Ihrer Kommune/ Ihrem Landkreis identifizieren. Ergänzend können ebenfalls Befragungen in Form von Interviews in Ihrer Verwaltung zur weiteren Datensammlung durchgeführt werden.

Außerdem kann die Kerngruppe/ Arbeitsgruppe »Ist-Analyse« einen ko-kreativen Workshop durchführen. Hier können die jeweiligen Experten aus den Dezernaten/ Ämtern etc. sowie weitere Verantwortliche eingebunden werden. Weiterhin können Bürger in die Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie einbezogen werden. Im Rahmen der Ist-Analyse können Sie in einem Bürgerworkshop die Bedarfe Ihrer Kundschaft ermitteln und auf diesem Weg Interesse wecken und Motivation steigern. Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse auf einer Pinnwand oder einem Flipchart.

Aller Anfang ist schwer - deshalb möchten wir Sie darauf hinweisen, dass der Großteil der baden-württembergischen Kommunen/ Landkreise vor ähnlichen Herausforderungen steht. Das Fraunhofer IAO hat bereits mehrere Kommunen bei der Entwicklung einer ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie unterstützt. Gerne helfen wir Ihnen weiter.
https://www.iao.fraunhofer.de/Kommunen-zu-digitalen-Vorreitern

Falls Sie sich für Beteiligung und Partizipationsprozesse Ihrer Bürger/innen interessieren, kann Ihnen u.a. Dialogik ( https://www.dialogik-expert.de/en) gerne weiterhelfen.

Außerdem ist zu empfehlen, dass Sie Ihre Nachbarkommune oder -Landkreis kontaktieren und sich austauschen. Denn das Rad muss nicht neu erfunden werden und zugleich stärken Sie Ihre interkommunalen Beziehungen. Getreu dem Motto: »Auch andere Köche haben leckere Gerichte auf der Karte.«