Welche Zutaten werden benötigt?

• Die Definition von Handlungsfeldern ist abhängig von der Ist-Analyse und den daraus resultierenden Bedarfen. Die Bedarfe sollten für diesen Prozessschritt bereits bekannt sein.

• Beachten Sie, dass einzelne Handlungsfelder zusammenhängen oder gar voneinander abhängen können und dokumentieren Sie diese.

• Die definierten Handlungsfelder sollten dringend mit allen relevanten Akteuren abgestimmt werden (Verwaltungsspitze, Dezernatsleitung, Stabstellenleitung, Kerngruppe, ggf. externe Beratung, ggf. Bürger).

• Gründen Sie Arbeitsgruppen für jedes Handlungsfeld und wählen Sie einen Verantwortlichen/ Sprecher pro Gruppe aus. Diese Personen können Dezernatsleiter, Stabstellenleiter aber auch Sachbearbeiter sein, die Fachwissen, Interesse und Engagement für das jeweilige Handlungsfeld mitbringen. So bekommt die Kerngruppe zusätzlich Unterstützung.

Wichtig: Digitale Transformationsprozesse umfassen nicht nur E-Government oder Smarte Infrastruktur. Vielmehr sind an den digitalen Wandel viele ganz und gar nicht technische Veränderungen geknüpft. So braucht es im Sinne der Erkenntnisse der Begleitforschung der digitalen Zukunftskommunen beispielsweise: einen Kulturwandel hin zur Offenheit für Veränderungsprozesse; Qualifizierungsprogramme für Mitarbeiter und ggf. auch Bürger; Wissenstransfer; veränderte Verwaltungsprozesse und -abläufe im Sinne der neuen Services uvm.

Wie wird gekocht?

Falls die Auswertung der Ist-Analyse nicht ausreicht, um Handlungsfelder zu definieren, können Sie darauf aufbauend Befragungen in Form von Fragebögen oder leitfadengestützten Interviews durchführen.

Weiterhin bietet sich an, einen Workshop zu organisieren und in einem ko-kreativen Format Handlungsfelder zu erarbeiten.

Lassen Sie Ihrer Fantasie und Kreativität freien Lauf, definieren und gestalten Sie in einer interdisziplinären Arbeitsgruppe Handlungsfelder für Ihre Kommune / Ihren Landkreis: Diese Gruppe kann sich aus den Kerngruppen-Mitgliedern, Dezernatsleitung, Stabstellenleitung, externen Experten und Beratern oder auch Bürgern zusammensetzen.

Zudem ist es denkbar, dass Sie Handlungsfelder, Vision(en), Teilziele als auch Maßnahmen in einer Workshop-Reihe (2 bis 3 Tage) mit mehreren Vertretern der relevanten Akteursgruppen zusammen erarbeiten und diskutieren. Diese Workshopreihe könnten Sie auch gemeinsam mit externen Experten konzipieren und durchführen.

Das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat gibt ebenfalls Tipps für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Workshops: https://www.orghandbuch.de/OHB/DE/Organisationshandbuch/Workshopmoderation

Das Fraunhofer IAO legt in unterschiedlichen Projekten einen Fokus auf öffentliche Verwaltungen und hat bereits Erfahrungen hierzu gesammelt:
https://www.muse.iao.fraunhofer.de/