»Digital Cook Book«
Innovative Rezepte und Speisepläne
1. Beschreibung
Kommunen und Landkreise müssen im Rahmen der Strategieentwicklung konkrete Maßnahmen erarbeiten, welche zur Lösung der handlungsfeldspezifischen Teilziele beitragen. Welche Schritte müssen also in welcher Abfolge erfolgen, damit aus dem Fleisch/ dem Sellerie ein Schnitzel wird? Die Panade mit Buttermilch vorzubereiten wäre ja vielleicht eine schmackhafte Innovation? Von zentraler Bedeutung ist es, alle definierten Maßnahmen zusammenzuführen, um handlungsfeldübergreifende Bedarfe und Maßnahmen zu identifizieren. So kann die neue Küchenmaschine vielleicht den Teig besser kneten und auch die Pilze rasch verarbeiten. Um auch den Weg in die Umsetzung zu erreichen, ist außerdem eine Priorisierung der Maßnahmen notwendig. Diese sollte anhand gemeinsam festgelegter Kriterien (zum Beispiel Aufwände, Nutzen usw.) erfolgen und maximal transparent für alle Beteiligten ablaufen. Wenn die Maßnahmen gar mit Verantwortlichkeiten und Zeitplänen versehen sind, steht einer schnellen Realisierung der Digitalisierungsstrategie nichts mehr im Weg. Nun fehlt nur noch die Veröffentlichung der Strategie, um die Ziele transparent zu kommunizieren und für die anstehende Umsetzung zu werben.
2. Zutaten
Welche Zutaten werden benötigt?
Die Kerngruppe sammelt alle Zwischenergebnisse und bereitet die zentralen Erkenntnisse für die Maßnahmenentwicklung vor. Dabei sind beispielsweise die im Rahmen der Ist-Analyse erfassten sowie bereits umgesetzten und laufenden Maßnahmen von besonderer Bedeutung. Außerdem sollten alle am Prozess beteiligten Akteure nochmals dazu eingeladen werden, sich bei der Ideenphase zur Maßnahmenfindung zu beteiligen.
Je mehr Akteursgruppen in diesem Prozess beteiligt sind, desto zeitintensiver ist die Maßnahmenfindung. Gleichzeitig werden aber auch mehr Perspektiven abgedeckt, sodass Raum für die Entfaltung von Kreativität und Innovation entsteht:
Die Kerngruppe kann Experten/innen einbeziehen, die sich als externe Spezialköche mit innovativen Maßnahmen bestens auskennen.
Alle wichtigen Akteursgruppen innerhalb der Verwaltung (Verwaltungsspitze, Kerngruppe, Dezernenten und/ oder Stabsstellenleiter/innen) werden eingebunden.
Hier kann auch Wirtschaft und Stadtgesellschaft eingeladen werden, die so die Nutzerperspektive hinsichtlich kommunaler Dienstleistungen einbringen.
3. Kochanweisung
Wie wird gekocht?
Auch für die Definition und Priorisierung von Maßnahmen eignen sich kreative Workshop-Formate. Hierbei können pro Handlungsfeld Arbeitsgruppen gebildet werden, welche Maßnahmen für die definierten Teilziele entwickeln. Des Weiteren sollten für jede definierte Maßnahme Ansprechpartner bzw. verantwortliche Personen ausgewählt werden.
Wichtig: Um die Realisierung der Maßnahmen zu gewährleisten, sollten unbedingt pro Verantwortlichkeit klare zeitliche Umsetzungsziele definiert werden. Dies kann auch in einem nachgelagerten Workshop geschehen.
Nachdem Sie Schritt für Schritt alle Zutaten vorbereitet und diese zum Kochen verwendet haben, können Sie Ihren innovativen »Speiseplan« - die Digitalisierungsstrategie Ihrer Kommune/ Ihres Landkreises - festhalten und dokumentieren. Verwenden Sie hierfür all Ihre Zwischenergebnisse und sonstigen Notizen.
Wir schlagen Ihnen folgende Gliederung für Ihre Digitalisierungsstrategie vor:
Vorwort (Ober)Bürgermeister/in
Vorstellung Ihrer Kommune/ Ihres Landkreises
Ausgangslage
Übergeordnete Ziele
Beschreibung der Handlungsfelder
Vorstellung der Umsetzungsprojekte
Ergebnisdokumentation des Prozesses
Umsetzungs-Fahrplan
Kostenplanung
Personalplanung
Besonders in diesem Prozessschritt eignet sich eine Kooperation mit Beratungsorganisationen, die Sie in der konkreten Maßnahmenerarbeitung unterstützen können:
bwcon arbeitet regelmäßig mit agilen Arbeitsmethoden und verhilft Ihnen innerhalb eines Tages zu konkreten Maßnahmen.
https://www.digital-bw.de/kommunen_im_elevator_pitchDas Fraunhofer IAO hat Erfahrungen mit kleinen und großen Kommunen bei der Entwicklung von Digitalisierungsstrategien sowie mit der ko-kreativen Entwicklung von Maßnahmen rund um die kommunale Digitalisierung.
https://www.muse.iao.fraunhofer.de/Weiterhin können Sie sich am Workshop-Konzept der Freiburger Stadtverwaltung orientieren. Die Stadt Freiburg fokussiert besonders die Bürger/innen und bindet sie im Rahmen von sog. Bürgerworkshops in die Entwicklung einer ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie der Stadt ein.
https://www.freiburg.de/pb/1233888.html
Methoden
World Café
World Café
Quelle: https://innovationskulturmanagen.files.wordpress.com/2016/02/fullsizerender.jpg?w=829
In einem World Café werden (Groß-)Gruppendiskussionen interaktiv gestaltet und der Austausch zwischen Teilnehmenden gefördert. Die Methode eignet sich besonders während einer Strategieentwicklung und kann vielfältig zu jeglichen Fragestellungen eingesetzt werden. Dabei sollten die Teilnehmenden in drei Runden an verschiedenen Tischen oder Ständen mitdiskutieren. Eine Vertiefung der Gespräche wird durch das mehrfache Wechseln und Mischen der Teilnehmenden möglich.
https://organisationsberatung.net/world-cafe-grossgruppen-methode
https://www.youtube.com/watch?v=1KlK7GY_2MQ
Lösungsmarktplatz
Hier handelt es sich um eine abgewandelte Form eines World Cafés. Bei einem Lösungsmarktplatz wird keine Anzahl an Diskussionsrunden vorgegeben, lediglich die Maßnahmenentwicklung anhand von vorgefertigten Templates an Thementischen festgelegt. Diese Templates basieren auf den Handlungsfeldern, den zugehörigen Visionen sowie den Teilzielen, die in den vorherigen Kochschritten erarbeitet wurden. Die Teilnehmenden können solange an Thementischen arbeiten, Maßnahmen und Projekte entwerfen, bis eine inhaltliche Sättigung eintritt.
Schnellboote
In Gruppenarbeit werden pro Handlungsfeld Maßnahmen und Projekte erarbeitet und schließlich priorisiert. Zunächst werden die Rollen verteilt: »Kapitän« - Person, die den Überblick wahrt und die Gruppe zusammenhält; »Crew-Mitglied« - Person, die etwas zum Thema beitragen und/ oder etwas lernen möchte. In einer ersten Runde werden in Stillarbeit und anschließend zu zweit Maßnahmen diskutiert. In der zweiten Runde diskutiert die gesamte Gruppe, notiert auf einem Plakat ihre Ideen für Maßnahmen und bewertet die Ideen nach ihrer Umsetzbarkeit. Die Gruppe wählt eine Crew aus. Die Crew koordiniert und entscheidet selbstständig. Jede Person, die etwas zum Schnellboot beitragen möchte, kann Teil der Crew werden. Sie entwickeln eine Skizze (»Roadmap«) des Schnellboots mit Zwischenschritten, um zum Ziel zu gelangen. Bestenfalls kann das Schnellboot am Ende des Workshops losfahren (»Transfer in Verwaltungsalltag«).